先从现有业务说起
记录现在如何完成一项工作：谁录入信息、谁确认、谁执行、结果保存在哪里。已有的表格、截图和流程记录都可以作为讨论材料。
明确第一阶段
将功能分为必须完成、可以后续增加和仍需讨论三类。第一阶段应覆盖一条完整的核心业务流程，而不是先做很多无法连起来的页面。
整理沟通材料
提供使用角色、输入输出样本、参考页面和已有系统情况。预算与时间安排可以作为评估条件，不需要先写出所有技术细节。
确认可验收的结果
把“系统好用”转化为可检查的操作：能建立记录、按条件找到信息、按权限处理事项、导出约定格式的数据。